Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

StigomBoard on monen asiakkaan yhteinen palvelu. Kullekin asiakasyritykselle palvelussa tallennettujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii kyseinen yritys itse. StigomBoard toimii tietojen käsittelijänä yrityksen toimeksiannosta.

2. Käsiteltävät tiedot

• Pääkäyttäjien tunnistetiedot: nimi, sähköposti, rooli, viimeisin kirjautuminen.
• Hallituksen jäsenten tiedot: nimi, sähköposti (jos pj/sihteeri tai raportin vastaanottaja), rooli.
• Kyselyiden osallistujatiedot: nimi ja sähköposti (kutsujen lähetystä varten).
• Vastaukset: anonyymit – ei kytkettävissä vastaajaan tietokannassa.
• Auditointiloki: kirjautumiset, kyselyn elinkaaritapahtumat.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on hallituksen itsearvioinnin järjestäminen. Käsittely perustuu joko rekisterinpitäjäyrityksen oikeutettuun etuun (hallinnointikoodin mukainen arviointi) tai rekisteröidyn suostumukseen (vapaaehtoiset vastaajat).

4. Anonymiteetti

Vastauksia ei voida yhdistää vastaajaan tietokantatasolla. Vain tieto kuka on vastannut säilyy (vastausprosentin laskentaa varten) – ei mitä kukin vastasi. Per-jäsen-NPS-tuloksiin sovelletaan k-anonymiteettisuojaa (oletus n < 3 → tulosta ei näytetä).

5. Säilytysaika

Kyselyn aktiivinen vaihe (kutsut, vastausikkuna): vastausajan päättymiseen asti. Vastausdata: rekisterinpitäjäyrityksen määrittämä säilytysaika, oletuksena 7 vuotta arviointivuoden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja voi pyytää poistettavaksi milloin tahansa.

6. Tiedon siirrot ja alikäsittelijät

• Anthropic (Claude API): PDF-poiminta ja AI-raporttien tekstin generointi. Sopimuksen mukaan dataa ei käytetä mallin koulutukseen. Lähetetty data käsitellään tehtävää varten.
• Sähköpostipalvelu: kutsujen ja raporttien lähetys (esim. AWS SES, Postmark).
• Hosting: EU-region pilvi.

7. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada tieto käsittelystä (tämä seloste).
• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin.
• Oikeus oikaista virheellinen tieto.
• Oikeus poistaa tieto (oikeus tulla unohdetuksi).
• Oikeus rajoittaa käsittelyä ja vastustaa sitä.
• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, tietosuoja.fi).

Pyynnöt rekisterinpitäjäyrityksen yhteyshenkilölle. StigomBoardin pääkäyttäjä (owner) voi pyynnöstä viedä yrityksen tiedot pois järjestelmästä (GDPR-export) tai poistaa ne kokonaan.

8. Evästeet

Käytämme vain välttämättömiä istuntoevästeitä. Lisätietoja evästesivulla.