Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

StigomBoard on monen asiakkaan yhteinen palvelu. Kullekin asiakasyritykselle palvelussa tallennettujen henkilötietojen rekisterinpitäjänä toimii kyseinen yritys itse. StigomBoard toimii tietojen käsittelijänä yrityksen toimeksiannosta.

2. Käsiteltävät tiedot

• Pääkäyttäjien tunnistetiedot: nimi, sähköposti, rooli, viimeisin kirjautuminen.
• Hallituksen jäsenten tiedot: nimi, sähköposti (jos pj/sihteeri tai raportin vastaanottaja), rooli.
• Kyselyiden osallistujatiedot: nimi ja sähköposti (kutsujen lähetystä varten).
• Vastaukset: anonyymit – ei kytkettävissä vastaajaan tietokannassa.
• Auditointiloki: kirjautumiset, kyselyn elinkaaritapahtumat.
• Jäsenkohtaiset arviot: vuosikyselyssä voidaan kerätä NPS-arvosana ja vapaamuotoinen palaute nimetystä henkilöstä (hallituksen jäsen, toimitusjohtaja tai sihteeri). Arvion antaja pysyy anonyyminä; arvioinnin kohde on tunnistettavissa.

3. Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on hallituksen itsearvioinnin järjestäminen. Käsittely perustuu joko rekisterinpitäjäyrityksen oikeutettuun etuun (hallinnointikoodin mukainen arviointi) tai rekisteröidyn suostumukseen (vapaaehtoiset vastaajat).

4. Anonymiteetti

Vastauksia ei voida yhdistää vastaajaan tietokantatasolla. Vain tieto kuka on vastannut säilyy (vastausprosentin laskentaa varten) – ei mitä kukin vastasi. Per-jäsen-NPS-tuloksiin sovelletaan k-anonymiteettisuojaa (oletus n < 3 → tulosta ei näytetä).

Jäsenkohtainen arviointi: tässä osiossa on kaksi rekisteröityä — arvion antaja ja arvioinnin kohde. Antajaa ei voida yhdistää arvioon tietokannassa, ja vapaat palautteet kirjoitetaan tekoälyllä uudelleen yhtenäiseen tyyliin, jotta kirjoittaja ei paljastuisi kirjoitustyylistä. Kohteen osalta tulokset ja palautteet julkaistaan vain, jos arvioita on vähintään k-anonymiteettirajan verran (oletus 3) — muutoin ne piilotetaan kokonaan. Arvioinnin kohteella on oikeus saada tieto hänestä tallennetuista tiedoista.

5. Säilytysaika

Kyselyn aktiivinen vaihe (kutsut, vastausikkuna): vastausajan päättymiseen asti. Vastausdata: rekisterinpitäjäyrityksen määrittämä säilytysaika, oletuksena 7 vuotta arviointivuoden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja voi pyytää poistettavaksi milloin tahansa.

6. Tiedon siirrot ja alikäsittelijät

• Anthropic (Claude API): PDF-poiminta ja AI-raporttien tekstin generointi. Sopimuksen mukaan dataa ei käytetä mallin koulutukseen. Lähetetty data käsitellään tehtävää varten.
• Sähköpostipalvelu: kutsujen ja raporttien lähetys (esim. AWS SES, Postmark).
• Hosting: EU-region pilvi.
• Google (Analytics): kävijämäärien tilastointi vain suostumuksella. Googlelle välittyy IP-osoite ja selainkohtainen tunniste. Ei käytössä, jos kieltäydyt analytiikasta.

7. Rekisteröidyn oikeudet

• Oikeus saada tieto käsittelystä (tämä seloste).
• Oikeus saada pääsy omiin tietoihin.
• Oikeus oikaista virheellinen tieto.
• Oikeus poistaa tieto (oikeus tulla unohdetuksi).
• Oikeus rajoittaa käsittelyä ja vastustaa sitä.
• Oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu, tietosuoja.fi).

Pyynnöt rekisterinpitäjäyrityksen yhteyshenkilölle. StigomBoardin pääkäyttäjä (owner) voi pyynnöstä viedä yrityksen tiedot pois järjestelmästä (GDPR-export) tai poistaa ne kokonaan.

8. Malliraporttien tilaus ja markkinointi

Tämä kohta koskee sivustolla malliraportteja tilanneita. Huomaa eri rekisterinpitäjä: toisin kuin asiakasyritysten kyselydatassa, näissä tiedoissa rekisterinpitäjä on Aukia-yhtiöt, koska kyse on meidän omista yhteydenotoistamme.

• Kerättävät tiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio (valinnainen), kieli, lomakkeen sijainti sivustolla sekä suostumuksen tiedot (sanamuoto, versio, aikaleima, IP).
• Peruste: malliraporttien lähettäminen perustuu omaan pyyntöösi. Markkinointiviestintä perustuu erikseen antamaasi suostumukseen — se on vapaaehtoinen, eikä raporttien saaminen edellytä sitä.
• Peruutus: voit peruuttaa markkinointiluvan milloin tahansa jokaisen viestin lopussa olevasta linkistä tai vastaamalla mihin tahansa viestiimme.
• Säilytysaika: tiedot poistetaan viimeistään 24 kuukauden kuluttua viimeisimmästä yhteydenotosta, tai heti peruutuksen jälkeen.

8. Evästeet

Käytämme välttämättömiä istuntoevästeitä sekä suostumuksellasi Google Analyticsin evästeitä kävijämäärien seurantaan. Analytiikka ei käynnisty ennen kuin annat luvan, ja voit perua luvan milloin tahansa. Lisätietoja evästesivulla.