Dataskyddsbeskrivning

1. Personuppgiftsansvarig

StigomBoard är en tjänst som delas av flera kunder. För de personuppgifter som lagras i tjänsten för varje kundföretag är företaget självt personuppgiftsansvarig. StigomBoard fungerar som personuppgiftsbiträde på uppdrag av företaget.

2. Uppgifter som behandlas

• Administratörernas identifieringsuppgifter: namn, e-post, roll, senaste inloggning.
• Styrelseledamöternas uppgifter: namn, e-post (om ordf./sekr. eller mottagare av rapport), roll.
• Enkätdeltagarnas uppgifter: namn och e-post (för utskick av inbjudningar).
• Svar: anonyma – kan inte kopplas till respondenten i databasen.
• Granskningslogg: inloggningar, händelser i enkätens livscykel.
• Ledamotsspecifika bedömningar: i årsenkäten kan man samla in ett NPS-betyg och fritt formulerad respons om en namngiven person (styrelseledamot, verkställande direktör eller sekreterare). Den som ger bedömningen förblir anonym; den som bedöms är identifierbar.

3. Syfte och grund för behandlingen

Syftet med behandlingen av uppgifterna är att genomföra styrelsens självutvärdering. Behandlingen grundar sig antingen på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse (utvärdering enligt förvaltningskoden) eller på den registrerades samtycke (frivilliga respondenter).

4. Anonymitet

Svar kan inte kopplas till respondenten på databasnivå. Endast uppgiften om vem som har svarat bevaras (för att beräkna svarsprocenten) – inte vad var och en svarade. NPS-resultat per ledamot omfattas av k-anonymitetsskydd (standard n < 3 → resultatet visas inte).

Ledamotsspecifik utvärdering: i det här avsnittet finns två registrerade — den som ger bedömningen och den som bedöms. Bedömaren kan inte kopplas till bedömningen i databasen, och de fria kommentarerna skrivs om med AI till en enhetlig stil så att skribenten inte ska kunna avslöjas av skrivstilen. För den bedömda publiceras resultat och respons endast om antalet bedömningar når k-anonymitetsgränsen (standard 3) — annars döljs de helt. Den som bedöms har rätt att få veta vilka uppgifter som lagrats om hen.

5. Lagringstid

Enkätens aktiva fas (inbjudningar, svarsfönster): tills svarstiden går ut. Svarsdata: lagringstid som fastställs av den personuppgiftsansvarige, standard 7 år från utvärderingsårets slut. Deltagarnas personuppgifter kan begäras raderade när som helst.

6. Överföringar och underbiträden

• Anthropic (Claude API): PDF-extraktion och generering av text till AI-rapporter. Enligt avtalet används data inte för att träna modellen. Skickad data behandlas för uppgiften.
• E-posttjänst: utskick av inbjudningar och rapporter (t.ex. AWS SES, Postmark).
• Hosting: moln i EU-region.
• Google (Analytics): besöksstatistik endast med samtycke. IP-adress och en webbläsarspecifik identifierare överförs till Google. Används inte om du avböjer analys.

7. Den registrerades rättigheter

• Rätt att få information om behandlingen (denna beskrivning).
• Rätt att få tillgång till sina egna uppgifter.
• Rätt att rätta felaktiga uppgifter.
• Rätt att radera uppgifter (rätten att bli bortglömd).
• Rätt att begränsa och invända mot behandlingen.
• Rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten (Dataombudsmannen, tietosuoja.fi).

Begäranden riktas till den personuppgiftsansvariges kontaktperson. StigomBoards ägare kan på begäran exportera företagets uppgifter ur systemet (GDPR-export) eller radera dem helt.

8. Beställning av modellrapporter och marknadsföring

Det här avsnittet gäller den som beställt modellrapporter på webbplatsen. Observera den andra personuppgiftsansvarige: till skillnad från kundföretagens enkätdata är Aukia-yhtiöt personuppgiftsansvarig för dessa uppgifter, eftersom det handlar om våra egna kontakter.

• Uppgifter som samlas in: namn, e-postadress, organisation (valfritt), språk, formulärets placering på webbplatsen samt uppgifter om samtycket (formulering, version, tidsstämpel, IP).
• Grund: utskicket av modellrapporterna grundar sig på din egen begäran. Marknadsföring grundar sig på ett separat samtycke — det är frivilligt och krävs inte för att få rapporterna.
• Återkallelse: du kan återkalla marknadsföringssamtycket när som helst via länken i slutet av varje meddelande eller genom att svara på vilket som helst av våra meddelanden.
• Lagringstid: uppgifterna raderas senast 24 månader efter den senaste kontakten, eller genast efter återkallelse.

8. Kakor

Vi använder nödvändiga sessionscookies samt, med ditt samtycke, Google Analytics cookies för besöksstatistik. Analysen startar inte innan du har gett ditt samtycke, och du kan återkalla det när som helst. Mer information på cookiesidan.