Hallitustyön kehittäminen
Hallitustyön kehittäminen — arvioinnista todelliseen muutokseen
Useimmat hallitukset tekevät arvioinnin. Selvästi harvempi tekee sen jälkeen mitään. Tällä sivulla käydään läpi, miksi hallitustyön kehittäminen jää kesken, mitkä kuusi kohdetta toistuvat arvioinneissa useimmin, ja miten muutos todennetaan mittaamalla sen sijaan että arvailtaisiin tuntuiko se paremmalta.
Osa 1
Miksi kehittäminen hiipuu
Tyypillinen kulku on tämä. Hallitus tekee arvioinnin, raportti luetaan kokouksessa, havainnoista ollaan pääosin samaa mieltä ja todetaan että näihin pitää palata. Seuraavan kerran asiaan palataan vuoden päästä seuraavan arvioinnin yhteydessä, jolloin samat havainnot toistuvat.
Syy ei ole haluttomuus. Syy on se, että kehittämisestä sovitaan kokouksen viimeisissä minuuteissa ilman vastuuhenkilöä, ilman määräaikaa ja ilman mitään, joka toisi asian takaisin esityslistalle. Hallitus, joka vaatii toimivalta johdolta mittarit ja seurannan, jättää oman kehittämisensä poikkeuksellisen usein ilman kumpaakaan.
Toinen syy on määrä. Arviointi tuottaa kymmenen havaintoa, ja jos kaikkia yritetään korjata, mikään ei etene. Kaksi tai kolme toimenpidettä kerrallaan on määrä, joka oikeasti toteutuu.
Osa 2
Kuusi kohdetta, jotka toistuvat arvioinneissa
Nämä nousevat esiin hallituksesta ja toimialasta riippumatta. Jokaiseen on kirjattu oire, josta sen tunnistaa, ja se konkreettinen muutos joka asialle tehdään — koska teemalista ilman toimenpidettä on juuri se, mikä saa arvioinnin tuntumaan hyödyttömältä.
Kokousmateriaalit
Oire. Aineisto tulee edellisenä iltana, ja kokouksen ensimmäinen tunti kuluu siihen, että kaikki lukevat sen yhdessä.
Muutos. Sovittu toimitusaika, esimerkiksi viisi päivää ennen kokousta, ja lyhyt tiivistelmä jokaisen päätösasian alkuun. Tämä on yksinkertaisin ja vaikuttavin muutos, jonka useimmat hallitukset voivat tehdä.
Strategian osuus ajankäytöstä
Oire. Esityslista etenee raportoinnista hallinnollisiin asioihin, ja strategia on viimeisenä kohtana silloin kun aikaa on jäljellä.
Muutos. Strategiakeskustelu esityslistan alkuun tai oma kokouksensa vuodessa. Ajankäytön jakaumaa kannattaa seurata lukuna — moni hallitus yliarvioi oman strategia-aikansa selvästi.
Työnjako toimivan johdon kanssa
Oire. Hallitus keskustelee asioista, jotka kuuluvat toimitusjohtajalle, tai toimitusjohtaja tuo päätettäväksi asioita, joista hänen kuuluisi päättää itse.
Muutos. Kirjattu päätösvaltarajaus ja sen läpikäynti molempien kanssa. Tämä on arvioinneissa toistuvin havainto, eikä se koske hallitusta yksin vaan rajapintaa.
Hallituksen osaaminen suhteessa strategiaan
Oire. Kokoonpano vastaa sitä, mitä yhtiö oli viisi vuotta sitten, ei sitä mihin se on menossa.
Muutos. Osaamismatriisi strategian painopisteitä vasten ja sen päivitys vuosittain. Nimitysvaliokunta saa perustellun lähtökohdan seuraavaan hakuun sen sijaan että etsittäisiin lähtevän jäsenen kaltaista.
Puheenjohtajan rooli
Oire. Kokouksissa puhuu kaksi ihmistä ja loput kuuntelevat, tai keskustelu rönsyää eikä päätöksiä synny.
Muutos. Kokousten johtamiseen kohdistuva palaute erikseen kysyttynä ja sparraus. Puheenjohtajan työtä ei arvioi kukaan, ellei sitä kysytä erikseen.
Uusien jäsenten perehdytys
Oire. Uusi jäsen on hiljaa ensimmäiset puoli vuotta, koska hän ei tunne yhtiön historiaa eikä hallituksen tapoja.
Muutos. Jäsennelty perehdytys: aineistopaketti, tapaamiset johdon kanssa ja nimetty perehdyttäjä hallituksesta. Lyhentää tuottavaksi tulon kuukausista viikkoihin.
Osa 3
Miten tiedät, muuttuiko mikään
Hallitustyön kehittämisen vaikutus on poikkeuksellisen vaikea havaita ilman mittausta, koska muutos on asteittainen ja kaikki tottuvat siihen. Vuoden päästä on mahdotonta sanoa, tulivatko materiaalit oikeasti aiemmin vai muistetaanko vain se yksi kokous jolloin ne tulivat ajoissa. Juuri tästä syystä hallitustyön arviointi kannattaa toistaa samalla kysymyspatteristolla: hallitusarvioinnit tuottavat vertailukelpoisen aikasarjan vain, jos kysymykset pysyvät samoina vuodesta toiseen.
1. Lähtötaso
Vuosiarviointi ennen kuin mitään muutetaan. Ilman tätä lukua kaikki myöhempi vertailu on mielipide.
2. Pulssi välissä
Kahden kysymyksen mittaus kokousten rytmissä. Suunta näkyy kuukausissa, joten kehitystoimen voi korjata kesken vuoden.
3. Seuraava kierros
Sama kysymyspatteristo vuoden päästä. Kysymyskohtainen aikasarja kertoo, mikä liikkui ja mikä ei.
StigomBoard hoitaa mittaamisen
Kutsut, muistutukset, anonyymi vastauksenkeruu, aikasarja ja raportti. Pulssipaketti 149 € / 12 kk, täysi paketti AI-raportteineen 299 € / 12 kk, ja kokeilun voi aloittaa veloituksetta kuudeksi kuukaudeksi.
Osa 4
Kun kehittämiseen tarvitaan ulkopuolinen
Osan asioista hallitus korjaa itse heti kun ne on sanottu ääneen. Osassa tarvitaan joku, joka ei istu pöydässä: kun havainto koskee puheenjohtajaa, kun hallituksen sisällä on jännitteitä, tai kun työnjako johdon kanssa on kipeä aihe molemmille osapuolille.
StigomBoardin taustalla oleva Timo Aukia on käytettävissä sparraukseen puheenjohtajalle, koko hallitukselle tai operatiiviselle johdolle. Laajemmasta ulkopuolisesta arvioinnista kerrotaan hallituskonsultoinnin sivulla.